Asistente jurídico institucional para la Secretaría Jurídica
Cobertura funcional de las diecinueve competencias asignadas a la dependencia, mediante inteligencia artificial que opera dentro de la infraestructura del Municipio y bajo control del profesional del derecho.
ARTÍCULO 23 · DECRETO MUNICIPAL N.º 129 DEL 21 DE OCTUBRE DE 2021 · MUNICIPIO DE SOACHA
«Por el cual se adopta la estructura organizacional de la Administración Municipal del Sector Central, el organigrama, se señalan las funciones de sus dependencias y se dictan otras disposiciones»
Dirigido aAsesor Jurídico · Municipio de Soacha
PresentaÓptimo Plus S.A.S.
FechaAgosto de 2026
El punto de partida
Las diecinueve funciones no son diecinueve problemas distintos
Del examen del catálogo funcional consagrado en el artículo 23 del Decreto Municipal N.º 129 del 21 de octubre de 2021 se desprende un patrón: la totalidad de las competencias se ejecuta mediante la combinación de cinco operaciones que se reiteran a lo largo de la jornada. Allí reside la oportunidad de intervención.
Consolidar y depurar — normograma, informes de control
10, 15, 16
5–10 %
La consecuencia práctica
No se automatizan 19 funciones. Se construyen cinco capacidades y se conectan a las 19. Es la diferencia entre un proyecto de tres años y uno que empieza a dar resultados en el primer trimestre.
La solución
Cinco pilares
Cada pilar es un módulo al que el equipo accede desde el navegador. Ninguno exige instalación en los equipos ni modificación de los procedimientos internos de la dependencia. Entre paréntesis se indican los numerales del artículo 23 que cada uno atiende.
PILAR 01
Consultor Normativo
Pregunta en lenguaje corriente sobre el normograma completo, los conceptos ya emitidos y la jurisprudencia aplicable. Responde con la norma exacta y su vigencia.
Numerales 2 · 3 · 7 · 8 · 9 · 19
PILAR 02
Revisor de Actos y Contratos
Se carga el proyecto y devuelve un informe de hallazgos: competencia, motivación, fundamento vigente, congruencia y fórmula de notificación.
Numerales 4 · 5 · 6 · 13
PILAR 03
Expediente Contractual
Verifica completitud documental, cruza el expediente contra SECOP II y vigila el vencimiento de garantías y los términos de los procesos sancionatorios.
Numerales 14 · 16 · 17 · 18
PILAR 04
Gestor de PQRS y Términos
Clasifica cada petición, calcula el término legal, alerta con anticipación y prepara el borrador de respuesta con su fundamento.
Numerales 12 · 1 · 11
PILAR 05
Depurador Normativo
Trabaja de noche sobre todo el archivo: detecta derogatorias tácitas, contradicciones y remisiones a normas ya derogadas. Prepara informes de control.
Numerales 10 · 15
Los pilares 3 y 4 son los de retorno más visible: ahí es donde se evitan hallazgos fiscales por expedientes incompletos y tutelas por vencimiento de términos.
Cobertura funcional · numerales 1 a 5
Defensa judicial, asesoría y actos administrativos
Cada competencia se descompone en las actuaciones que hoy realiza la dependencia y en los productos concretos que el sistema entrega al abogado.
N.º
Competencia asignada
Actuación asistida y productos
Reducción de tiempo
Titular de la decisión
1
Representación judicial, extrajudicial y administrativa
Expediente digital por radicado: solicitud de conciliación extrajudicial ante la Procuraduría cuando se exige agotar el requisito de procedibilidad, demanda, auto admisorio y su notificación, contestación con comprobante de radicación, providencias, memoriales, actas de audiencia y sentencias de instancia.
Actualización permanente de la etapa procesal, de modo que el estado del proceso se establezca sin consultar el expediente físico.
Reparto de procesos y registro del apoderado responsable de cada asunto.
Notificación inmediata al área de defensa judicial y al apoderado cuando ingresa una acción constitucional.
Alerta de audiencias programadas y de casos análogos ya litigados por la entidad, para extraer elementos de defensa.
Seguimiento al cumplimiento de sentencias, a las obligaciones del Comité de Conciliación y a la política pública de defensa jurídica.
Productos: resumen del problema jurídico por proceso · tablero de estado procesal y reparto · repositorio de modelos de memoriales (contestación, recursos, interrogatorio a testigos y peritos, alegatos de conclusión) · reporte de cumplimiento de la política de defensa jurídica.
40–60 %
2
Asesoría jurídica al Alcalde y al nivel directivo
Consulta sobre acuerdos, decretos y resoluciones municipales con verificación del estado de vigencia y de las derogatorias que los afecten.
Recuperación de pronunciamientos previos del despacho sobre la misma materia y de conceptos de las entidades rectoras (Función Pública, Colombia Compra Eficiente, Ministerio del Interior, Procuraduría).
Registro de la consulta y del criterio adoptado, para preservar la unidad de criterio del despacho.
Productos: respuesta con cita normativa exacta y enlace al documento fuente · ficha de antecedentes de la consulta · bitácora de criterios del despacho.
50–70 %
3
Expedición de conceptos jurídicos
Verificación de si la materia ya fue conceptuada y recuperación del pronunciamiento anterior antes de iniciar la elaboración.
Alerta cuando el proyecto de concepto se aparta de un criterio previo del despacho sin justificación expresa.
Numeración, publicación e indexación del concepto emitido, por tema y por dependencia solicitante.
Productos: proyecto de concepto con estructura fija (antecedentes, problema jurídico, marco normativo, análisis y conclusión) · banco de conceptos consultable · alerta de contradicción de criterio.
50–65 %
4
Revisión y aval de proyectos de acto administrativo que suscribe el Alcalde
Lista de chequeo sobre el proyecto: competencia y facultades del Alcalde o delegación vigente, considerandos con fundamento normativo en vigor, congruencia entre parte motiva y resolutiva, artículo de vigencia y derogatorias, indicación de los recursos que proceden y firmas de quien proyecta y revisa.
Detección de normas derogadas o modificadas citadas en los considerandos.
Verificación de que se surta la publicación o la notificación que corresponde a la naturaleza del acto.
Productos: informe de devolución con hallazgos priorizados · control de versiones con trazabilidad de la dependencia que proyectó · incorporación del acto al normograma una vez expedido.
45–60 %
5
Sustanciación de las decisiones del Alcalde en actuaciones administrativas
Consolidación de los antecedentes de la actuación y verificación de las notificaciones surtidas, la oportunidad probatoria y los recursos interpuestos.
Proyección del acto que resuelve recursos de apelación y de queja, revocatorias directas y demás decisiones de segunda instancia a cargo del Despacho.
Control del término para decidir y advertencia del riesgo de configuración de silencio administrativo.
Productos: proyecto de decisión con relación de antecedentes · tablero de términos por actuación · constancia de notificación y de ejecutoria.
50–65 %
El sistema proyecta; el abogado revisa y suscribe El sistema asiste; el abogado elabora la actuación El sistema únicamente informa; la decisión es privativa del abogado
Cobertura funcional · numerales 6 a 10
Acuerdos, apoyo a dependencias y gestión normativa
N.º
Competencia asignada
Actuación asistida y productos
Reducción de tiempo
Titular de la decisión
6
Revisión de proyectos de Acuerdo de iniciativa del Alcalde
Verificación de la competencia del Concejo Municipal, de la unidad de materia y de la reserva de iniciativa del Alcalde según el asunto.
Contraste con los acuerdos vigentes para identificar contradicciones, derogatorias tácitas y disposiciones que deban derogarse expresamente.
Revisión de la exposición de motivos y verificación de que se acompañe el análisis de impacto fiscal cuando la iniciativa ordene gasto o conceda beneficios tributarios.
Control del calendario de sesiones ordinarias para la radicación oportuna.
Productos: concepto de viabilidad jurídica con observaciones · matriz de acuerdos afectados o por derogar · visto bueno del componente jurídico.
40–55 %
7
Apoyo y asesoría jurídica a las dependencias
Mesa de ayuda jurídica con radicación de la consulta, asignación y término de respuesta.
Autoservicio para las consultas que se repiten, con respuesta fundamentada y trazable; escalamiento al abogado solo de los asuntos que exijan valoración del caso concreto.
Identificación de la dependencia y de la materia que más consulta, para focalizar la capacitación en la causa del problema.
Productos: base de preguntas frecuentes por dependencia · registro trazable de cada consulta y su respuesta · informe de temas críticos como insumo del plan de capacitación.
55–70 %
8
Políticas de cumplimiento normativo, del precedente y de prevención del daño antijurídico
Ficha de línea jurisprudencial por cada materia litigiosa recurrente, con las sentencias de unificación aplicables.
Alerta cuando una actuación en trámite se aparta del precedente vinculante sin carga argumentativa suficiente.
Identificación de las causas que más generan litigios contra el Municipio, como insumo del Comité de Conciliación y de la política de prevención del daño antijurídico.
Productos: circular interna de acatamiento del precedente · ficha por línea jurisprudencial · reporte de causas recurrentes de litigio con recomendación de acción preventiva.
35–50 %
9
Actualización normativa, doctrinal y jurisprudencial
Vigilancia permanente de novedades normativas, de las relatorías de las Altas Cortes y de los conceptos de las entidades rectoras.
Filtro por pertinencia frente a las competencias del ente territorial y ruteo a la dependencia afectada por el cambio.
Productos: boletín periódico con remisión a la fuente oficial · ficha de impacto por dependencia · actualización del normograma con la novedad incorporada.
70–85 %
10
Revisión y depuración de la normativa de carácter local
Barrido del ordenamiento municipal para identificar derogatorias expresas y tácitas, decaimiento del acto por desaparición de sus fundamentos de derecho, antinomias y remisiones a disposiciones insubsistentes.
Priorización por materia y por riesgo de aplicación indebida de una norma ya sin vigencia.
Productos: matriz de vigencia norma por norma · proyecto de decreto de derogatoria para decisión del Alcalde · normograma depurado y publicable para consulta ciudadana.
60–75 %
El sistema proyecta; el abogado revisa y suscribe El sistema asiste; el abogado elabora la actuación El sistema únicamente informa; la decisión es privativa del abogado
Cobertura funcional · numerales 11 a 15
Información litigiosa, peticiones y contratos
N.º
Competencia asignada
Actuación asistida y productos
Reducción de tiempo
Titular de la decisión
11
Suministro de información para la defensa de los intereses del Municipio
Consolidación de la información litigiosa que deben reportarse a las entidades legalmente facultadas para requerirla, y control del reporte en el sistema de gestión litigiosa que utilice la entidad.
Calificación del riesgo procesal de cada asunto como soporte de la provisión contable.
Atención de requerimientos de información sobre procesos en curso, con relación documental y foliado.
Productos: reporte de información litigiosa consolidada · certificaciones de existencia y estado de procesos · informe periódico al Alcalde sobre la exposición judicial del Municipio.
55–70 %
12
Resolución de derechos de petición de competencia del Despacho
Calificación de la petición según su modalidad (información, documentos, consulta, queja o reclamo) y cómputo del término legal que corresponde a cada una.
Traslado por competencia dentro del término, con constancia informada al peticionario.
Alerta escalonada antes del vencimiento y registro de la ampliación de términos cuando resulte procedente y motivada.
Productos: proyecto de respuesta de fondo, clara, precisa y congruente con lo pedido · constancia de traslado y de notificación · insumo del informe periódico de PQRSD.
50–65 %
13
Revisión jurídica de minutas de contratos, convenios y actos contractuales
Cotejo contra la minuta tipo y contra el régimen aplicable a la modalidad de selección adelantada.
Verificación de objeto, obligaciones, plazo, valor, forma de pago, supervisión, amparos exigidos y cláusulas excepcionales.
Revisión de la matriz de riesgos y de la coherencia de la minuta con los estudios previos.
Productos: minuta con observaciones y control de cambios · lista de verificación suscrita por el revisor · calificación de riesgo por cláusula.
45–60 %
14
Verificación jurídica de la gestión contractual en sus tres etapas
Precontractual: estudios previos, análisis del sector, certificado de disponibilidad presupuestal, aviso de convocatoria, pliegos y adendas, informe de evaluación y acto de adjudicación.
Contractual: registro presupuestal, aprobación de garantías, acta de inicio, informes de supervisión, modificaciones, adiciones, prórrogas, suspensiones y reinicios.
Postcontractual: acta de terminación, liquidación, constancia de cumplimiento y ampliación de los amparos que subsisten después de la liquidación.
Productos: lista de chequeo por etapa con faltantes identificados · informe previo al pago o a la liquidación · tablero de completitud documental por contrato.
60–80 %
15
Informes y requerimientos de los órganos de control
Registro de cada requerimiento con su término, su responsable y su estado de atención.
Extracción de la información solicitada del acervo documental y verificación de consistencia frente a los informes rendidos con anterioridad.
Seguimiento a los hallazgos y a las acciones del plan de mejoramiento suscrito.
Productos: proyecto de respuesta con soportes referenciados · tablero de requerimientos por término de vencimiento · reporte de avance del plan de mejoramiento.
45–65 %
El sistema proyecta; el abogado revisa y suscribe El sistema asiste; el abogado elabora la actuación El sistema únicamente informa; la decisión es privativa del abogado
Cobertura funcional · numerales 16 a 19
Publicidad contractual y potestad sancionatoria
N.º
Competencia asignada
Actuación asistida y productos
Reducción de tiempo
Titular de la decisión
16
Verificación formal en las plataformas de contratación pública
Cotejo entre los documentos publicados en la plataforma dispuesta por el Gobierno Nacional y el contenido real del expediente contractual.
Control de la oportunidad de la publicación frente al término reglamentario, no solo de su existencia.
Identificación de procesos con documentos faltantes, publicados fuera de término o cargados en el expediente equivocado.
Productos: reporte de inconsistencias por proceso · constancia de publicación completa · alerta dirigida al responsable de la publicación antes de que el hallazgo lo detecte el órgano de control.
60–75 %
17
Procedimiento sancionatorio por presunto incumplimiento contractual
Recepción y verificación de suficiencia del informe del supervisor o del interventor que da origen a la actuación.
Proyección de la citación a audiencia y control de la comunicación oportuna al contratista y al garante.
Control del debido proceso en cada etapa: traslado, oportunidad probatoria, desarrollo de la audiencia, decisión motivada y trámite del recurso.
Vigilancia del cómputo de términos, cuya inobservancia es la causa más frecuente de nulidad de estas actuaciones.
Productos: expediente sancionatorio ordenado y foliado · proyecto de citación y guion de audiencia · acta y proyecto de resolución · tablero de control de términos.
40–55 %
18
Cláusula penal pecuniaria, caducidad y efectividad de la garantía única
Tablero de vigencia y suficiencia por cada amparo: cumplimiento, pago de salarios y prestaciones sociales, calidad del servicio o del bien, estabilidad de la obra y responsabilidad civil extracontractual.
Alerta anticipada de vencimiento y de la obligación de ampliar los amparos ante prórrogas, adiciones o suspensiones.
Liquidación de la cláusula penal conforme a lo pactado y verificación de la oportunidad para declarar la caducidad.
Productos: alerta de vencimiento por contrato y por amparo · proyecto de resolución de declaratoria de siniestro o de caducidad · remisión del título ejecutivo para su cobro.
50–65 %
19
Las demás que asigne la Ley o la autoridad competente
Cláusula de cierre. Queda cubierta mediante consulta general sobre el acervo documental indexado, sin desarrollo específico.
Alcance: todo módulo particular derivado de asignación legal posterior se incorpora mediante solicitud de cambio, con su propia valoración técnica y económica.
Variable
Los numerales 17 y 18 permanecen bajo decisión privativa del profesional del derecho: la declaratoria de incumplimiento, la imposición de multas y la caducidad son manifestaciones de la potestad sancionatoria del Estado y no admiten delegación en una herramienta tecnológica.
La objeción que importa
«¿Y si el sistema se inventa una norma?»
Es la pregunta correcta, y la respuesta no puede ser una promesa. Tiene que ser una restricción de diseño. Tres mecanismos, en este orden:
Primero busca, después redacta
El sistema no responde con «lo que sabe». Solo puede usar los documentos que efectivamente encontró en el archivo del Municipio. Si la respuesta no está allí, dice que no la encontró.
Toda afirmación lleva su fuente
Cada párrafo muestra de dónde salió: acuerdo, artículo y folio, con enlace al documento en la página exacta. Lo que no tenga fuente verificable se marca en rojo en pantalla.
Un verificador revisa al redactor
Antes de mostrar la respuesta, un segundo control contrasta cada afirmación contra los documentos fuente y comprueba que las normas citadas existan y estén vigentes.
Y la regla que las ordena a todas
La salida del sistema nunca es un documento final. Es un borrador con trazabilidad que el abogado revisa, corrige y firma. La responsabilidad disciplinaria y fiscal sigue siendo íntegramente del servidor público. La herramienta no la traslada ni la diluye.
Alcance
Lo que este sistema no debe hacer nunca
Decirlo desde el principio protege a la Secretaría y evita expectativas que después se vuelven un problema.
01Emitir un concepto jurídico sin revisión y firma de abogado.
02Decidir sobre la procedencia de una caducidad, una multa o una declaratoria de incumplimiento.
03Sustituir el análisis del caso concreto en la defensa judicial del Municipio.
04Ser citado como fuente en un documento oficial. La fuente es la norma, nunca la herramienta.
05Procesar información con reserva legal fuera del acceso restringido y auditado.
Toda la información permanece dentro de la infraestructura del Municipio. El expediente de defensa judicial, los conceptos y los contratos no salen hacia servidores de terceros ni alimentan servicios externos.
Gestión visible
Cuatro tableros, cuatro audiencias
Un sistema que no se ve, no se defiende. Los tableros convierten el trabajo de la Secretaría —que hoy es difícil de mostrar— en cifras que se presentan en Consejo de Gobierno y ante los órganos de control.
TABLERO A · USO DIARIO
Operativo — el equipo jurídico
Mis vencimientos con semáforo, mi bandeja, la cola sin asignar y las alertas críticas del día. Es pantalla de trabajo, no de presentación.
TABLERO B · USO SEMANAL
Directivo — el Secretario Jurídico
Cumplimiento de términos, tiempos de ciclo, errores recurrentes y qué dependencia envía peor los proyectos de acto. Permite corregir la causa, no el síntoma.
TABLERO C · USO MENSUAL
Estratégico — Alcalde y Consejo de Gobierno
Exposición litigiosa, riesgo detectado a tiempo, productividad frente a la línea base y hallazgos de control. Cuatro cifras grandes, no cuarenta.
TABLERO D · OPCIONAL
Público — transparencia activa
Versión agregada publicable en el portal municipal: peticiones recibidas, cumplimiento de términos y tiempo medio de respuesta. Sin datos personales ni información reservada.
Una precisión honesta sobre «tiempo real»
Vencimientos, garantías y peticiones sí se actualizan de forma continua. Los resultados procesales dependen de la notificación judicial y se consolidan mensualmente. Cada indicador lleva su etiqueta de frecuencia en pantalla, para que nadie interprete mal una cifra.
Así se ve
Lo primero que aparece: qué vence
Una secretaría jurídica vive de los plazos. Por eso la pantalla no abre con estadísticas, sino con la línea de términos.
Línea de términos · próximos 30 días4 vencimientos críticos · 11 en alerta
2 d
Póliza de cumplimiento Contrato 2026-0412
4 d
Contestación demanda Rad. 2025-00318
8 d
Derecho de petición PQRS 2026-3391
13 d
Audiencia incumplim. Contrato 2025-0877
19 d
Informe Contraloría Requerim. 114
26 d
Recurso de apelación Rad. 2024-01102
hoy+7+15+22+30 días
Términos cumplidos
98,4 %
meta institucional: 98 %
↑ 12,6 pp frente a la línea base
Emisión de concepto
3,1 días
tiempo medio de ciclo
−48 % frente a 6,0 días
Tutelas por vencimiento
3
en el trimestre
−14 frente al año anterior
Riesgo detectado a tiempo
131
situaciones corregidas antes de auditoría
garantías, expedientes y SECOP II
Cifras ilustrativas para efectos de esta presentación. Los valores reales se establecen midiendo la línea base de la Secretaría antes de iniciar.
Qué se mide
Cada pilar reporta su propio resultado
Pilar
Indicadores en el tablero
Frecuencia
Consultor Normativo
Consultas atendidas · consultas resueltas sin escalar al abogado · respuestas con fuente verificable · temas más consultados
Diaria
Revisor de Actos y Contratos
Documentos revisados · hallazgos por tipo · tiempo medio de revisión · devoluciones por dependencia de origen
Diaria
Expediente Contractual
Completitud documental por contrato · garantías por vencer a 30, 60 y 90 días · inconsistencias frente a SECOP II
Continua
PQRS y Términos
Peticiones recibidas y respondidas · cumplimiento del término · semáforo de vencimientos · desagregado por dependencia
Continua
Depurador Normativo
Avance de depuración del normograma · derogatorias tácitas detectadas · informes de control entregados a tiempo
Mensual
Dos advertencias que conviene dejar por escrito
El tablero refleja únicamente el trabajo que pasa por el sistema: la asesoría verbal, las reuniones y la gestión ante otras entidades no quedan registradas. Y por eso mismo, la medición se hace por proceso y no por persona durante la primera etapa: un tablero que evalúa individuos desde el primer día destruye la confianza del equipo en la herramienta.
Cómo se implementa
Empezar pequeño y medir
La propuesta no es instalar todo de una vez. Es demostrar resultado en el primer pilar antes de avanzar al siguiente.
ETAPA 1
Línea base
Se mide cuánto toma hoy emitir un concepto, revisar un acto y responder una petición. Sin esta medición, cualquier resultado posterior es discutible.
ETAPA 2
Archivo organizado
Se digitaliza y ordena el normograma y el banco de conceptos. Es la etapa más larga y la que determina la calidad de todo lo demás.
ETAPA 3
Primer pilar en uso
El Consultor Normativo entra en operación con un grupo reducido de abogados, junto con los tableros operativo y directivo.
ETAPA 4
Pilares restantes
Se incorporan los módulos contractual, de peticiones y de depuración, y el tablero estratégico para Consejo de Gobierno.
Criterio de continuidad definido de antemano
Se propone un piloto de 90 días sobre el primer pilar. Si al cierre los tiempos medidos no mejoran al menos un 35 % frente a la línea base, el proyecto no continúa. Un compromiso medible y reversible es lo que sobrevive a un comité de contratación y a un cambio de administración.
ÓPTIMO+
Óptimo Plus S.A.S.
Para conversar
La pregunta no es si la Secretaría puede hacer más con la misma planta.
Es cuánto de su tiempo se está yendo hoy en buscar lo que ya existe.
Siguiente paso sugeridoMedir la línea base de tres funciones durante dos semanas